Jawaban singkat: ERP custom adalah sistem yang dibangun mengikuti cara kerja satu usaha, sedangkan aplikasi jadi (SaaS) adalah sistem siap pakai yang disewa bulanan dan dipakai banyak usaha dengan alur yang sama. Aplikasi jadi lebih cepat dimulai; ERP custom lebih cocok bila alur kerja usaha Anda khas dan menjadi keunggulan.
Hampir setiap pemilik usaha yang mulai kewalahan dengan Excel dan grup chat akan sampai pada pertanyaan yang sama: cukup berlangganan aplikasi yang sudah jadi, atau perlu sistem yang dibuat khusus? Keduanya sama-sama bisa benar. Yang membedakan adalah seberapa khas cara kerja usaha Anda, dan seberapa besar biaya yang muncul bila tim dipaksa mengikuti alur aplikasi.
Apa itu aplikasi jadi (SaaS)?
Aplikasi jadi, atau SaaS (software as a service), adalah sistem yang sudah selesai dibangun dan disewakan ke banyak usaha sekaligus. Anda membayar langganan per bulan atau per pengguna, lalu menyesuaikan pengaturan yang tersedia. Alurnya sama untuk semua pelanggan; yang bisa diubah hanya pilihan yang disediakan penyedia.
Apa itu ERP custom?
ERP custom adalah sistem yang dibangun mengikuti alur kerja satu usaha tertentu. Prosesnya dimulai dari memetakan cara kerja tim, menentukan bagian mana yang paling perlu dirapikan, lalu membangun sistem untuk bagian itu lebih dulu. Hasilnya memakai istilah, tahapan, dan laporan yang memang dipakai usaha tersebut.
Perbandingan singkat
| Aspek | Aplikasi jadi (SaaS) | ERP custom |
|---|---|---|
| Waktu mulai | Cepat, bisa dalam hitungan hari | Perlu pemetaan dan pembangunan bertahap |
| Biaya awal | Rendah | Lebih tinggi, sesuai cakupan |
| Biaya berjalan | Langganan per bulan atau per pengguna, terus berjalan | Pemeliharaan sesuai kesepakatan |
| Kecocokan alur kerja | Tim menyesuaikan diri dengan aplikasi | Sistem menyesuaikan dengan cara kerja tim |
| Fitur yang tidak dipakai | Sering banyak, tetap ikut dibayar | Hanya yang dibutuhkan |
| Perubahan alur | Terbatas pada pengaturan yang tersedia | Bisa ditambah sebagai cakupan baru |
| Data usaha | Tersimpan di penyedia, ikuti aturan ekspornya | Cara ekspor bisa disepakati sejak awal |
| Cocok untuk | Proses umum yang sama di banyak usaha | Proses khas yang menjadi keunggulan usaha |
Kapan aplikasi jadi lebih tepat?
- Proses usaha Anda umum, misalnya kasir toko standar atau pembukuan sederhana.
- Anda butuh sistem berjalan minggu ini dan anggaran awal sangat terbatas.
- Tim kecil dan jarang ada pengecualian dalam cara kerja.
- Anda masih mencari bentuk proses yang paling pas, sehingga belum perlu dibakukan.
Dalam situasi di atas, aplikasi jadi biasanya pilihan yang lebih masuk akal. Kami lebih suka menyampaikan ini di awal daripada membangun sistem yang tidak Anda butuhkan.
Kapan ERP custom lebih tepat?
- Tim terus membuat jalan pintas di luar aplikasi, misalnya mencatat ulang di Excel, karena alurnya tidak cocok.
- Ada tahapan persetujuan, harga, atau perhitungan yang khas dan tidak tersedia di aplikasi mana pun.
- Biaya langganan per pengguna terus naik seiring bertambahnya karyawan atau cabang.
- Data tersebar di beberapa aplikasi yang tidak saling terhubung.
- Cara kerja Anda adalah alasan pelanggan memilih usaha Anda, sehingga tidak ingin diseragamkan.
Cara memutuskan dalam 4 langkah
- Tulis tiga pekerjaan yang paling menyita waktu tim setiap minggu.
- Coba versi gratis atau demo dua aplikasi jadi untuk tiga pekerjaan itu.
- Catat bagian yang tetap harus dikerjakan di luar aplikasi. Bila banyak, itu tanda alur Anda khas.
- Bandingkan biaya langganan tiga tahun dengan biaya membangun hanya bagian yang khas.
Pilihan ketiga yang sering terlupa: memakai aplikasi jadi untuk proses umum, dan membangun sistem custom hanya untuk bagian yang khas, lalu menghubungkan keduanya.
Kesimpulan
Aplikasi jadi unggul dalam kecepatan dan biaya awal. ERP custom unggul bila alur kerja Anda khas dan jalan pintas di luar aplikasi sudah menjadi kebiasaan. Mulailah dari pekerjaan yang paling menyita waktu, bukan dari daftar fitur.
Tanya jawab
Apakah ERP custom selalu lebih mahal dari aplikasi jadi?
Biaya awalnya biasanya lebih tinggi. Untuk jangka beberapa tahun, hasilnya bergantung pada jumlah pengguna dan biaya langganan yang berjalan, jadi perlu dihitung per usaha.
Bisakah memulai dengan aplikasi jadi lalu pindah ke custom?
Bisa. Pengalaman memakai aplikasi jadi justru membantu menunjukkan bagian mana yang benar-benar khas dan perlu dibuat sendiri.
Apakah ERP custom cocok untuk usaha kecil?
Cocok bila dibangun bertahap, mulai dari satu alur yang paling menyita waktu, bukan sistem lengkap sekaligus.