Cara memilih jasa pembuatan ERP: 10 pertanyaan sebelum tanda tangan

Jawaban singkat: Memilih jasa pembuatan ERP sebaiknya dimulai dari pertanyaan, bukan dari daftar fitur. Tanyakan cara vendor memahami alur kerja Anda, apa isi cakupan tertulis, siapa pemilik data, bagaimana perubahan dihitung, dan apa yang terjadi setelah sistem dipakai. Jawaban yang jelas dan tertulis adalah tanda vendor yang siap bekerja sama.

Menandatangani kontrak pembuatan sistem adalah keputusan yang berdampak bertahun-tahun. Sayangnya, banyak pemilik usaha memilih berdasarkan presentasi yang menarik atau harga paling rendah, lalu baru menyadari kekurangannya setelah sistem berjalan. Berikut 10 pertanyaan yang kami anjurkan Anda ajukan ke vendor mana pun, termasuk ke kami.

Mengapa pertanyaan lebih penting daripada demo?

Demo menunjukkan apa yang bisa ditampilkan, bukan bagaimana vendor bekerja ketika ada masalah. Pertanyaan yang tepat membuka cara berpikir vendor: apakah mereka mendengar dulu, menulis kesepakatan dengan jelas, dan mau jujur tentang batasnya. Itu lebih menentukan keberhasilan daripada tampilan layar.

Memilih jasa pembuatan ERP: 10 pertanyaan sebelum tanda tangan

1. Bagaimana Anda memahami alur kerja kami sebelum membangun? Jawaban baik: ada tahap pemetaan tertulis yang kami baca dan setujui lebih dulu. Waspada bila vendor langsung menawarkan fitur.
2. Apa saja yang masuk dan tidak masuk dalam cakupan? Mintalah daftar tertulis, lengkap dengan batasnya.
3. Bagaimana bila kami ingin menambah atau mengubah sesuatu di tengah jalan? Pastikan ada aturan jelas: tambahan dihitung sebagai cakupan baru dengan biaya yang disepakati dulu.
4. Bagian mana yang dibangun lebih dulu, dan kapan kami bisa mencoba? Vendor yang baik membangun bertahap, sehingga Anda bisa menguji satu alur sebelum yang lain.
5. Siapa pemilik data kami, dan bagaimana kami bisa mengambilnya? Data usaha adalah milik Anda. Tanyakan format dan cara pengambilannya bila suatu hari Anda ingin berpindah.
6. Bagaimana hak akses diatur? Staf sebaiknya hanya melihat dan mengerjakan bagian yang menjadi tugasnya, terutama untuk uang dan data sensitif.
7. Apa yang terjadi setelah sistem dipakai? Tanyakan apakah ada masa pendampingan dan perbaikan, berapa lama, dan apa yang tercakup.
8. Siapa yang menangani bila ada kendala, dan seberapa cepat? Minta kejelasan jalur dukungan dan jam kerjanya.
9. Bagaimana cara tim kami dilatih? Sistem yang tidak dipakai karena tim bingung sama dengan sistem yang gagal.
10. Apa yang akan Anda sarankan bila kami sebenarnya tidak membutuhkan sistem custom? Vendor yang jujur berani menyebut aplikasi jadi atau Excel rapi bila itu lebih tepat.

Tanda vendor yang perlu diwaspadai

• Menjanjikan hasil pasti, seperti angka penghematan, tanpa memahami usaha Anda.
• Tidak mau menuliskan cakupan, atau cakupannya kabur.
• Harga disebut sangat murah, lalu "sekalian" ditambah satu per satu.
• Menyebut semua usaha cocok dengan sistem mereka.
• Tidak ada tahap uji pakai oleh tim Anda sebelum serah terima.
• Data hanya bisa diambil dengan syarat yang tidak jelas.

Bagaimana cara membandingkan dua atau tiga vendor?

Ajukan pertanyaan yang sama persis ke semua vendor dan minta jawaban tertulis. Lalu beri nilai sederhana: jelas, kurang jelas, atau tidak dijawab. Vendor yang menjawab jelas dan tertulis biasanya juga bekerja dengan jelas dan tertulis. Jangan lupa membandingkan isi penawaran, bukan hanya angka akhirnya.

Tabel di atas bisa Anda salin sebagai lembar nilai saat berbicara dengan vendor.

Bagaimana cara kerja kami sebagai contoh jawaban?

Supaya adil, berikut jawaban singkat kami atas pertanyaan di atas. Kami mulai dari Blueprint tertulis: denah alur kerja, peran, data, laporan, dan batas cakupan. Lalu Build satu alur dulu, Uji pakai oleh tim Anda dengan pekerjaan nyata, dan Dampingi dengan perbaikan selama 30 hari. Cakupan disepakati tertulis, dan tambahan dianggap cakupan baru dengan biaya disepakati lebih dulu. Harga kami bahas di Sesi Diagnosis, bukan di halaman web.

Bila setelah Sesi Diagnosis kami melihat bahwa aplikasi jadi lebih tepat untuk usaha Anda, kami akan mengatakannya. Itu lebih baik daripada membangun sesuatu yang tidak Anda butuhkan.

Bagaimana membaca jawaban vendor?

Jawaban yang baik biasanya spesifik dan bisa diperiksa. Misalnya, "kami menulis cakupan di dokumen yang Anda setujui sebelum pembangunan" lebih baik daripada "tenang saja, semua beres". Perhatikan juga apakah vendor berani menyebut apa yang tidak bisa mereka kerjakan. Vendor yang mengaku bisa semuanya justru lebih sulit dipercaya.

Perhatikan pula cara vendor mendengar. Apakah mereka bertanya tentang pekerjaan sehari-hari tim Anda, atau langsung menunjukkan presentasi yang sama untuk semua klien? Vendor yang bertanya lebih dulu biasanya menghasilkan sistem yang lebih cocok.

Siapa saja dari pihak Anda yang sebaiknya ikut bertanya?

Jangan hanya pemilik. Ajak orang yang akan memakai sistem setiap hari, misalnya admin, kasir, atau kepala gudang. Mereka tahu pengecualian yang tidak terpikir oleh pemilik. Ajak juga orang yang memegang keuangan, karena banyak keputusan sistem menyangkut uang dan persetujuan. Bila memungkinkan, minta vendor menjelaskan di depan mereka semua, supaya tidak ada salah paham yang diteruskan dari mulut ke mulut.

Apa yang sebaiknya dituliskan sebelum tanda tangan?

• Daftar cakupan tahap pertama beserta batasnya.
• Aturan perubahan: bagaimana tambahan diajukan, dihitung, dan disetujui.
• Jadwal uji pakai oleh tim Anda dan kriteria sistem dianggap siap.
• Masa pendampingan setelah dipakai dan isinya.
• Kepemilikan data dan cara mengambilnya bila Anda ingin berpindah.
• Jalur dukungan bila ada kendala dan jam layanannya.

Bila satu saja dari enam hal ini belum jelas, tanyakan sekali lagi sebelum menandatangani. Kontrak yang jelas melindungi kedua pihak.

Kesimpulan

Memilih jasa pembuatan ERP sama dengan memilih mitra kerja untuk beberapa tahun. Ajukan sepuluh pertanyaan di atas, minta jawaban tertulis, dan perhatikan apakah vendor mau jujur tentang batasnya. Jawaban yang jelas sebelum tanda tangan jauh lebih murah daripada perbaikan setelahnya.

Tanya jawab