Membangun ERP bertahap: kenapa satu alur dulu lebih aman

Jawaban singkat: Jasa pembuatan ERP yang baik tidak membangun semuanya sekaligus. Pendekatan bertahap memulai dari satu alur kerja yang paling bermasalah, mengujinya dipakai tim, lalu menambah alur berikutnya. Cara ini mengurangi risiko salah arah, menjaga anggaran terkendali, dan memberi tim waktu untuk terbiasa.

Bayangkan Anda memesan rumah lengkap dengan seluruh perabot, lalu baru bisa melihat hasilnya setelah berbulan-bulan. Bila ada ruangan yang tidak sesuai kebutuhan, perbaikannya mahal. Hal serupa terjadi pada proyek sistem usaha yang dikerjakan sekaligus. Itu sebabnya banyak pemilik usaha dan penyedia jasa pembuatan ERP yang berpengalaman lebih memilih jalan bertahap.

Jasa pembuatan ERP bertahap: apa maksudnya

Membangun bertahap berarti sistem dibagi menjadi beberapa alur kerja, dan dikerjakan satu per satu. Alur pertama dipilih karena paling menyita waktu atau paling sering menimbulkan kesalahan. Setelah alur itu dipakai tim dengan lancar, barulah alur kedua dimulai, dan seterusnya. Alur yang sudah berjalan tetap dipakai, sementara yang baru dibangun di sampingnya.

Kenapa satu alur dulu lebih aman

• Kesalahan terlihat lebih awal. Bila pemahaman tentang alur kerja Anda meleset, itu ketahuan di alur pertama, bukan setelah seluruh sistem selesai.
• Anggaran lebih terkendali. Keputusan menambah alur diambil setelah melihat hasil alur sebelumnya.
• Tim punya waktu belajar. Orang lebih mudah beradaptasi dengan satu perubahan dibanding sepuluh perubahan sekaligus.
• Usaha tetap berjalan. Tidak ada hari besar ketika semua pindah dan semua bisa salah bersamaan.
• Prioritas bisa berubah. Kebutuhan usaha bergerak, dan pendekatan bertahap mudah menyesuaikan.

Empat tahap kerja kami

Berikut cara kerja kami di ScaleUp-In ERP. Tiap tahap punya hasil yang bisa dilihat dan dinilai pemilik.

Bagaimana memilih alur pertama

Alur pertama sebaiknya memenuhi beberapa ciri berikut.

1. Sering terjadi, sehingga manfaatnya cepat terasa.
2. Menimbulkan kesalahan atau antrean yang jelas dikeluhkan tim.
3. Cakupannya cukup kecil untuk diuji dalam beberapa minggu.
4. Punya pemilik proses yang jelas, yaitu orang yang paham dan mau berpendapat.
5. Hasilnya mudah dinilai, misalnya "lebih sedikit ketik ulang" atau "stok cocok dengan fisik".

Contoh ilustrasi: sebuah usaha distribusi memilih alur pemesanan sampai pengiriman sebagai alur pertama, karena di sanalah paling banyak pesan chat dan catatan ganda. Penagihan dan laporan ditunda ke tahap berikutnya. Ini hanya contoh, bukan cerita klien.

Risiko pendekatan bertahap, dan cara menanganinya

Bertahap bukan tanpa kekurangan. Penting untuk jujur soal ini.

• Ada masa ketika sebagian pekerjaan sudah di sistem dan sebagian masih manual. Tim perlu aturan jelas tentang mana yang dicatat di mana.
• Total waktu bisa lebih panjang dibanding membangun sekaligus. Sebagai gantinya, risiko salah arah lebih kecil.
• Tanpa gambaran keseluruhan, alur-alur bisa tidak nyambung. Karena itu Blueprint memuat peta besar, walau yang dibangun dulu hanya satu bagian.

Tanda proyek sistem berisiko tinggi

Saat menilai penyedia jasa pembuatan ERP, perhatikan beberapa tanda berikut.

• Semua fitur dijanjikan selesai di satu tanggal tanpa ada pemakaian oleh tim di tengah jalan.
• Tidak ada dokumen tertulis tentang apa yang dibangun dan apa yang tidak.
• Tim Anda baru diajak mencoba saat hampir selesai.
• Tidak jelas siapa yang bertanggung jawab setelah sistem berjalan.
• Perubahan permintaan ditolak mentah-mentah, atau diterima tanpa membahas dampaknya.

Peran pemilik usaha dalam tiap tahap

Sistem yang baik tidak lahir dari penyedia saja. Pemilik atau perwakilannya perlu hadir pada pemetaan, ikut menyetujui Blueprint, dan memastikan tim benar-benar memakai alur hasil Build. Tanpa itu, sistem bisa selesai tetapi tidak dipakai. Kami menyarankan satu penanggung jawab dari sisi usaha, yang punya waktu rutin beberapa jam seminggu selama tahap awal.

Kapan tidak perlu ERP sama sekali

Tidak semua usaha perlu sistem khusus. Bila alur kerja Anda umum dan ada aplikasi siap pakai yang cocok, aplikasi itu bisa menjadi langkah yang lebih cepat dan lebih hemat. Kami akan menyampaikannya terus terang di tahap awal bila memang demikian. Pembangunan bertahap lebih masuk akal ketika alur kerja Anda khas dan aplikasi jadi tidak tertampung.

Tahapan di atas adalah gambaran umum cara kerja. Isi tiap tahap disesuaikan dengan ukuran dan kebutuhan usaha, dan disepakati tertulis di Blueprint sebelum pembangunan dimulai.

Cara menilai bahwa satu tahap berhasil

Sebelum pindah ke alur berikutnya, ada baiknya pemilik bertanya beberapa hal sederhana. Apakah tim memakai alur itu setiap hari tanpa disuruh? Apakah jalan pintas di luar sistem sudah berkurang? Apakah pemilik membaca laporannya dan mengambil keputusan dari sana? Bila jawabannya belum, perbaiki dulu. Menambah alur di atas fondasi yang belum dipakai hanya memindahkan masalah.

Memutuskan kapan berhenti

Pendekatan bertahap punya keuntungan lain: Anda boleh berhenti kapan saja. Bila setelah dua atau tiga alur kebutuhan sudah terpenuhi, tidak ada kewajiban melanjutkan. Sebagian usaha memang hanya butuh beberapa alur saja. Keputusan berhenti, lanjut, atau mengganti prioritas selalu ada di tangan pemilik.

Menyiapkan data lama

Alur baru biasanya butuh data awal, seperti daftar pelanggan, barang, atau harga. Data ini sering tersebar dan tidak seragam. Waktu merapikannya perlu dihitung sejak awal, karena sering memakan lebih lama dari perkiraan. Merapikan sedikit demi sedikit, sesuai alur yang sedang dibangun, lebih realistis daripada membersihkan semuanya sekaligus.

Kesimpulan

Membangun ERP bertahap mengurangi risiko karena kesalahan terlihat lebih awal, anggaran bisa dikendalikan, dan tim punya waktu beradaptasi. Mulailah dari satu alur yang sering terjadi dan jelas dikeluhkan, dengan Blueprint tertulis, Build, Uji pakai, dan pendampingan 30 hari. Setelah alur pertama benar-benar dipakai, barulah alur berikutnya dibangun.

Tanya jawab