Berapa biaya membuat ERP custom? Faktor yang menentukan

Jawaban singkat: Harga ERP custom ditentukan terutama oleh cakupan: berapa alur kerja, berapa peran pengguna, seberapa rumit aturan persetujuan, dan berapa laporan yang dibutuhkan. Biaya terbagi menjadi biaya awal membangun dan biaya berjalan untuk pemeliharaan. Biaya paling mudah dikendalikan dengan membangun bertahap dan menyepakati cakupan tertulis.

Pertanyaan yang paling sering kami terima adalah "kira-kira berapa?". Jawaban jujurnya: tergantung cakupan. Kami tidak mencantumkan angka Rupiah di artikel ini, karena angka tanpa konteks justru menyesatkan. Harga dibahas setelah kami memahami alur kerja Anda di Sesi Diagnosis. Yang bisa kami bagikan sekarang adalah faktor apa saja yang menentukan harga, supaya Anda bisa menilai penawaran dari vendor mana pun.

Apa saja yang menentukan harga ERP?

Harga ERP custom mengikuti banyaknya pekerjaan yang harus dipahami, dirancang, dibangun, dan diuji. Semakin banyak dan semakin rumit bagian-bagiannya, semakin besar pekerjaannya. Berikut faktor utamanya.

Berapa biaya awal dan berapa biaya berjalan?

Ada dua jenis biaya yang sebaiknya dipisahkan sejak awal. Biaya awal adalah biaya memetakan, membangun, menguji, dan mendampingi sampai sistem dipakai. Biaya berjalan adalah biaya setelahnya, misalnya pemeliharaan, penyimpanan, dukungan bila ada kendala, dan perubahan kecil yang muncul seiring usaha berkembang.

Saat membandingkan dengan aplikasi jadi, jangan hanya melihat biaya awal. Aplikasi jadi biasanya murah di awal tetapi berlangganan terus, dan sering naik seiring bertambahnya pengguna. ERP custom biasanya lebih tinggi di awal, dengan biaya berjalan yang disepakati. Hitung keduanya untuk periode tiga tahun supaya perbandingannya adil.

Bagaimana cara mengendalikan biaya?

1. Mulai dari satu alur saja. Pilih pekerjaan yang paling menyita waktu, bangun itu dulu, dan pakai dulu sebelum menambah yang lain.
2. Minta cakupan tertulis. Daftar apa yang masuk dan apa yang tidak, supaya kedua pihak punya pegangan yang sama.
3. Tahan keinginan menambah di tengah jalan. Setiap tambahan sebaiknya dicatat sebagai cakupan baru dengan biaya yang disepakati dulu.
4. Rapikan data lama sebelum mulai. Catatan yang berantakan membuat pekerjaan perpindahan jadi lebih lama.
5. Tentukan siapa pemutus dari pihak Anda. Banyak biaya membengkak karena permintaan datang dari banyak orang tanpa satu keputusan akhir.

Hal yang sering membuat biaya membengkak

• Cakupan tidak tertulis, sehingga "sekalian" terus bertambah.
• Alur kerja belum dipahami, jadi harus dibongkar ulang setelah dibangun.
• Terlalu banyak pengecualian aturan yang sebenarnya jarang terjadi.
• Tim belum siap memakai, sehingga pelatihan berulang.
• Ingin lengkap sejak hari pertama, padahal sebagian fitur baru terpakai berbulan-bulan kemudian.

Sebagian besar penyebab itu bisa dicegah sebelum pembangunan dimulai. Itulah gunanya Blueprint tertulis: denah kerja yang disepakati sebelum ada yang dibangun.

Bagaimana cara membandingkan penawaran dari beberapa vendor?

Jangan hanya membandingkan angka akhir. Bandingkan apa yang termasuk di dalamnya: apakah ada pemetaan alur, apakah ada masa pendampingan setelah dipakai, bagaimana perubahan di tengah jalan dihitung, dan bagaimana data Anda bisa diambil bila suatu hari Anda ingin berpindah. Penawaran yang terlihat murah tetapi cakupannya kabur sering berujung lebih mahal.

Contoh ilustrasi, bukan harga: dua penawaran dengan angka yang sama bisa sangat berbeda isinya. Satu mencakup pendampingan dan perbaikan setelah dipakai, satu berhenti saat sistem diserahkan. Tanyakan itu.

Apakah ada pilihan yang lebih murah dari ERP custom?

Ada, dan kami akan mengatakannya bila memang lebih tepat. Aplikasi jadi cocok untuk proses yang umum dan anggaran awal terbatas. Excel yang tertata juga masih cukup untuk usaha yang transaksinya sedikit. ERP custom layak bila alur kerja Anda khas, banyak jalan pintas di luar aplikasi, atau biaya langganan terus naik.

Contoh membaca dua skenario secara adil

Berikut ilustrasi cara berpikir, bukan harga. Misalnya Usaha A memiliki satu alur penjualan, tiga peran pengguna, dan dua laporan. Usaha B memiliki alur penjualan, pembelian, dan stok di tiga cabang, enam peran pengguna, persetujuan berjenjang, dan sepuluh laporan. Walau keduanya menyebut diri "ingin ERP", pekerjaan yang harus dipahami dan diuji jauh berbeda. Karena itu dua usaha dengan kebutuhan berbeda tidak seharusnya mendapat angka yang sama.

Ilustrasi ini juga menunjukkan mengapa membangun bertahap membantu. Usaha B tidak harus membayar semuanya sekaligus. Ia bisa memulai dari alur penjualan di satu cabang, memakainya, lalu menambah alur dan cabang sebagai cakupan baru. Risiko salah arah pun lebih kecil.

Apa yang bisa Anda siapkan agar penawaran lebih akurat?

• Daftar pekerjaan yang paling menyita waktu, urut dari yang terberat.
• Contoh dokumen yang dipakai sekarang, seperti nota, tagihan, dan laporan.
• Daftar orang yang akan memakai, beserta tugas masing-masing.
• Aturan khas usaha Anda, misalnya batas diskon atau syarat pembayaran.
• Aplikasi atau berkas yang sekarang dipakai dan perlu tetap terhubung.

Semakin jelas bahan ini, semakin sedikit tebakan dalam penawaran, dan semakin kecil kemungkinan kejutan biaya di kemudian hari.

Bagaimana dengan biaya yang tidak terlihat?

Selain tagihan dari vendor, ada biaya yang sering terlupa: waktu tim Anda untuk ikut memetakan dan menguji, waktu pelatihan, dan masa peralihan ketika dua cara kerja berjalan berbarengan. Biaya ini nyata walau tidak muncul di penawaran. Rencanakan waktunya sejak awal, dan tunjuk satu orang di pihak Anda sebagai penghubung agar keputusan tidak berputar-putar.

Kesimpulan

Harga ERP custom bukan satu angka, melainkan hasil dari cakupan, peran, aturan persetujuan, laporan, dan pendampingan. Pisahkan biaya awal dari biaya berjalan, bandingkan untuk tiga tahun, dan kendalikan dengan membangun bertahap di bawah cakupan tertulis. Angka pastinya kami bahas di Sesi Diagnosis, setelah memahami alur kerja Anda.

Tanya jawab